Previsão Mensal
Cobrança
Pagamento de Contas
Conta Bancária
Prestação de Contas
Pessoal
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Fornecedores
Assessoria



PREVISÃO MENSAL
A previsão de despesas, cuja cópia é enviada a todos os inquilinos e proprietários juntamente com a cobrança, é elaborada com antecedência suficiente para análise, modificação e aprovação pelo Síndico e/ou Subsíndico/Conselho. As despesas de pessoal são previstas utilizando a escala de trabalho e os eventos programados como férias, demissões e décimo-terceiro. As despesas variáveis , como água e energia, são previstas utilizando o sistema de média móvel que permite acompanhar tendências. Já as despesas fixas (contratos) são controladas de acordo com as cláusulas contratuais de reajuste. Esse processo tem produzido previsões mensais com elevada precisão. Além disso, no corpo da previsão são incluídos textos com justificativas e informações que possibilitem a melhor compreensão por parte dos condôminos.

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COBRANÇA
A cobrança das quotas condominiais é sempre realizada através de fichas de compensação para pagamento em qualquer agência bancária, totalmente emitidas por nossa empresa, utilizando impressão a laser e código de barras. As baixas são realizadas de forma automática utilizando arquivos transmitidos eletronicamente. Os kits de cobrança, enviados a todos os proprietários e inquilinos são compostos pela ficha de compensação, cópia da previsão mensal, cópia do demonstrativo mensal e carta de cobrança de quotas atrasadas, quando necessário. No caso de inquilinos e proprietários são emitidos 2 kits, sendo que em um deles a ficha de compensação é substituída por uma carta informativa. Não há como proprietários ou inquilinos alegarem ignorância quanto às cobranças. Os valores dos acréscimos para as quotas em atraso são atualizados diariamente por nossos computadores de sorte que os condôminos podem obter os valores atualizados de forma instantânea por telefone ou em nosso escritório, sem necessidade de espera. Nosso sistema de cobrança tem garantido um nível extremamente baixo de inadimplência nos condomínios que administramos.



PAGAMENTO DE CONTAS
O pagamento das contas é realizado rigorosamente nas datas de vencimento, sendo a conversão de valores (UFIR, UFM, etc), realizada automaticamente por nossos computadores, que também controlam a chegada das contas previamente programadas, de forma a evitar o pagamento de multas desnecessárias quer pela omissão do zelador, quer pelo extravio por qualquer outra forma. Cada despesa é rigorosamente lançada na conta apropriada: Ordinária, Fundo de Reserva, Melhorias, etc.




CONTA BANCÁRIA
A conta bancária é remunerada e exclusiva do condomínio. Todos os lançamentos do extrato são relacionados com as receitas e as despesas. Esses relacionamentos são apontados em relatórios mensais anexados às prestações de contas. A conta bancária é aberta em nome do condomínio, com a assinatura do síndico e por nós movimentada por procuração. Para maior segurança fazemos um seguro fiança, sem ônus para o condomínio. Vale dizer que essa procuração pode ser cancelada a qualquer instante pelo síndico, no caso de uma rescisão contratual, garantindo ampla liberdade ao condomínio.




PRESTAÇÃO DE CONTAS
É um de nossos pontos fortes: as despesas são numeradas, relacionadas e organizadas na mesma ordem, proporcionando grande facilidade de conferência. Além disso, no relatório, são indicados os números dos cheques relativos a todos os pagamentos. O mesmo procedimento é utilizado para as receitas. Os documentos são colados em folhas maiores de forma a não ser necessário desmontar a pasta para ver os detalhes, nem "adivinhar" números destruídos pelo furador. Pela ordem, a pasta contém: demonstrativo mensal numa única folha, folha para vistos e ressalvas, relação de despesas, documentos de despesa, relação de receitas, documentos de receita, relação de quotas condominiais não pagas, relação de débitos na conta bancária, documentos de débito (canhotos d cheque e outros), relação de créditos na conta bancária, documentos de crédito, relação espelho do extrato bancário, extrato bancário, cópia do demonstrativo do mês anterior, cópias das cartas de cobrança e outros documentos relevantes. À exceção dos documentos de pessoal, dos quais são anexadas cópias, são sempre anexados os documentos originais.

 Verifique um exemplo de Prestação de Contas (frente e verso) 





PESSOAL
A apuração de horas-extras é realizada por computador, acompanhada da emissão de folhas-espelho onde estão detalhadas as horas-extras, faltas, atrasos, etc. Essa folha é assinada pelo funcionário no ato do pagamento e fica arquivada em seu prontuário. Junto com o hollerith o funcionário recebe uma cópia dessa folha e uma cópia de sua folha de ponto. Essa transparência diminui um pouco o nível de reclamações. Cada funcionário dispõe de um prontuário exclusivo onde são arquivados todos os documentos relativos a ele. Em caso de aposentadoria ou mesmo reclamação trabalhista, todos os documentos necessários já estão devidamente organizados e imediatamente disponíveis. No recrutamento também são tomados cuidados especiais com a verificação das referências anteriores, consulta de ficha policial, atestado de antecedentes e obtenção de certidões dos distribuidores criminais. Na área de formação oferecemos os cursos mantidos pela AABIC para formação e reciclagem de zeladores, porteiros, brigadas de incêndio, etc, além de palestras eventuais para os síndicos que desejem participar. Os pagamentos dos funcionários são realizados em cheque salário, descontável em qualquer agência, ou comum, dependendo da proximidade do condomínio da agência bancária utilizada.

 Verifique um exemplo de Escala de Trabalho
 Verifique um exemplo de Tabela de Frequência
 Verifique um exemplo de Folha de Ponto




EVENTOS
É um subsistema para controle de eventos periódicos. Como padrão já existem: renovação de seguro, dedetização, lavagem de caixas d'água, análise d'água potável, assembléia ordinária, mandato do grupo administrativo, recarga de extintores, férias dos funcionários, fiscalização dos elevadores (RIA). Por necessidade específica do condomínio outros eventos podem ser adicionados.




COMPRAS
Compras de material de limpeza em empresas especializadas com a realização de três orçamentos. Obtenção de orçamentos para carga de extintores, limpeza das caixas d'água, dedetização e renovação de seguros.




FORNECEDORES
Esta administradora mantém um cadastro de fornecedores de produtos e serviços (encanadores, pedreiros, etc), com boas referências. Quando necessário, pode indicá-los para pequenos reparos e obras.




ASSESSORIA
Todo condomínio tem ampla assessoria administrativa e jurídica. Fornecemos, também, todo o apoio para que as assembléias sejam produtivas. Aquí, você conversa com gente que tem experiência no cargo de síndico.




 Informe-se com a Adinfor: info@adinfor.com



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